Les fórmules són el pa i la mantega d'Excel. Si utilitzeu Excel de forma regular, aposto a que feu servir moltes fórmules. Però elaborar una fórmula de treball pot trigar massa temps. En aquest article, comparteixo alguns bons consells per estalviar temps en treballar amb fórmules a Excel.
Vídeo: 20 consells per estalviar temps amb fórmules d'Excel
1. No afegiu els parèntesis finals a una funció
Comencem amb alguna cosa realment fàcil! Quan introduïu una funció per si mateixa (SUMA, MITJÀ, etc.) no cal que introduïu els parèntesis finals de tancament. Per exemple, només podeu introduir:
= SUMA (A1: A10
i premeu retorn. Excel us afegirà els parèntesis de tancament. És poc, però convenient.
Nota: això no funcionarà si la fórmula conté més d'un parèntesi.
2. Mou una fórmula i evita que les referències canviïn
Una de les funcions més potents d'Excel són les adreces relatives: quan copieu una fórmula a una ubicació nova, totes les adreces relatives canviaran. Sovint això és exactament el que voleu, perquè la reutilització de fórmules és una de les tècniques més importants d’un full de treball ben construït i fàcil de mantenir.
Però de vegades cal moure o copiar una fórmula a una ubicació nova i no voleu que la fórmula canviï en absolut. Hi ha diverses maneres de fer-ho.
Si només esteu movent una fórmula a una ubicació propera, proveu d'arrossegar i deixar anar. L’arrossegament mantindrà intactes i sense canvis totes les adreces.
Si moveu una fórmula a una ubicació més distant, utilitzeu talla i enganxa. (Win: Ctrl + X, Ctrl + V Mac: Cmd + X, Cmd + V) Quan es talla una fórmula, les seves referències no canvien.
3. Copieu una fórmula i eviteu que les referències canviïn
Nota: podeu canviar totes les referències de cel·les per fer-les absolutes, però aquest consell suposa que no voleu fer-ho, per qualsevol motiu.
Si només necessiteu copiar una fórmula única, seleccioneu tota la fórmula a la barra de fórmules i copieu-la al porta-retalls. A continuació, podeu enganxar en una ubicació nova. El resultat serà una fórmula idèntica a l'original.
Per copiar un fitxer grup de fórmules a una nova ubicació sense afectar les referències, podeu utilitzar cercar i substituir. Seleccioneu les fórmules que vulgueu copiar i, a continuació, cerqueu i substituïu el signe igual (=) de les fórmules amb el caràcter hash (#). Això convertirà les fórmules en text. Ara copieu i enganxeu les fórmules en una ubicació nova. Després d'enganxar les fórmules i amb totes les fórmules seleccionades, invertiu el procés de cerca i substitució. Cerqueu el hash (#) i substituïu un signe igual (=). Això restablirà les fórmules en bon estat. (Crèdit: Tom urtis )
4. Feu doble clic al mànec de farciment per copiar fórmules
Quan afegiu fórmules a les taules, una de les coses que feu amb més freqüència és copiar la fórmula de la primera fila de la taula a la darrera fila de la taula. Si coneixeu les dreceres de teclat per navegar per les dades a Excel, podeu utilitzar-les per enganxar ràpidament tota una columna de fórmules en només uns quants cops de tecla. Tanmateix, el control de farciment és encara més ràpid, ja que no cal desplaçar-se fins a la part inferior de la taula.
El mànec de farciment és el petit rectangle que es troba a l'extrem inferior dret de totes les seleccions d'Excel. Mentre la fórmula estigui situada en una columna al costat d’una altra columna, hi hagi un conjunt complet de dades, només cal que feu doble clic al controlador de farciment per copiar la fórmula fins a la part inferior de la taula.
Nota: aquest consell no funcionarà si no hi ha una columna completa de dades a l'esquerra de la fórmula que introduïu. Excel utilitza aquestes dades per esbrinar fins a quin punt es troba el full de càlcul per copiar la fórmula. Podeu utilitzar aquest següent enfocament, però ...
Si la selecció no és massa gran, també podeu omplir fórmules en un full de càlcul mitjançant la drecera per Emplenar (Control + D). Assegureu-vos de seleccionar primer la fórmula original i les cel·les de destinació. Això és més ràpid que copiar / enganxar, però no tan ràpid com el controlador de farciment, sobretot si copieu la fórmula en un gran grup de cel·les.
Vídeo: Dreceres per moure's ràpidament per una gran llista
5. Utilitzeu una taula per introduir fórmules automàticament
Una manera encara més ràpida d’introduir fórmules consisteix primer a convertir la vostra taula en una taula oficial d’Excel. La terminologia aquí és confusa, ja que qualsevol dada amb més d'una columna és tècnicament una 'taula', però Excel té una estructura formal anomenada taula que proporciona molts avantatges. Un cop hàgiu convertit les vostres dades en una taula (ambdues plataformes: Ctrl + T), totes les fórmules que introduïu a la primera fila es copiaran automàticament a tota la longitud de la taula. Això estalvia molt de temps i també ajuda a prevenir errors.
Com a bonificació, sempre que actualitzeu una fórmula en una taula, Excel actualitzarà de nou totes les fórmules similars a la mateixa columna.
Nota: les fórmules d'una taula utilitzaran automàticament referències estructurades (és a dir, a l'exemple anterior = [@ Hores] * [@ Tarifa] en lloc de = C4 * D4. Tot i això, podeu escriure adreces de cel·la directament i es conservaran.
6. Utilitzeu la pestanya Completament automàtic + per introduir funcions
Quan introduïu un signe d’igualtat i comenceu a escriure, Excel començarà a fer coincidir el text que introduïu amb l’enorme llista de funcions disponibles. A mesura que escriviu, veureu una llista de funcions 'candidates' que apareixen a continuació. Aquesta llista es reduirà amb cada lletra que escriviu. Un cop seleccionada la funció que desitgeu a la llista, podeu 'demanar' a Excel que l'hi introdueixi prement tabulador. Al Windows, les funcions es seleccionen automàticament a mesura que escriviu. En un Mac es presenten opcions però no estan seleccionades, de manera que heu de fer un pas més: utilitzeu la tecla de fletxa per seleccionar la funció que vulgueu i, a continuació, premeu tabulador o torneu a fer que Excel introdueixi la funció per a vosaltres.
7. Utilitzeu Control + clic per introduir arguments
No us agrada escriure comes entre arguments? Podeu fer que Excel ho faci per vosaltres. Quan introduïu arguments en una funció, només cal que manteniu premut Control (Mac: Ordre) mentre feu clic a cada referència i Excel us introduirà comes automàticament. Per exemple, podeu introduir una fórmula com: = SUM (A1, B10, C5: C10) introduint '= SUM (' i fent clic amb el botó Control a cada referència. Això funcionarà amb qualsevol funció en què proporcioneu referències com a arguments.
8. Utilitzeu la finestra de consells de fórmula per seleccionar arguments
Sempre que treballeu amb una fórmula que contingui una funció Excel, recordeu que sempre podeu utilitzar la finestra de suggeriments per seleccionar arguments. Això pot suposar un estalvi de temps real si la fórmula és complicada, sobretot si conté molts parèntesis imbricats. Per seleccionar arguments, treballeu en dos passos. Al primer pas, feu clic per col·locar el cursor dins de la funció l'argument del qual vulgueu seleccionar. A continuació, Excel mostrarà una pista per a aquesta funció que mostra tots els arguments. Al segon pas, feu clic a l'argument que vulgueu seleccionar. Excel seleccionarà tot l’argument, fins i tot quan conté altres funcions o fórmules. Aquesta és una bona manera de seleccionar arguments quan s'utilitza F9 per depurar una fórmula.
Voleu obtenir més informació? Oferim un curs sencer a Fórmules i funcions d'Excel .
9. Inseriu espais reservats d'arguments de funció amb una drecera
Normalment, a mesura que introduïu una funció, Excel presentarà consells sobre cada argument a mesura que afegiu comes. Però, de vegades, és possible que vulgueu que Excel afegeixi espais reservats per a tots els arguments de la funció alhora. Si és així, us complau saber que hi ha una drecera per a això.
Quan introduïu una funció, després que Excel reconegui el nom de la funció, escriviu Control + Maj + A (ambdues plataformes). Per exemple, si escriviu '= DATE (' i després utilitzeu Control + Maj + A, Excel us donarà '= DATE (any, mes, dia)'. A continuació, podeu fer doble clic a cada argument (o utilitzar el consell de funció per seleccionar cada argument) i canvieu-lo al valor que vulgueu.
10. Feu fora de la vostra 'fórmula'
De vegades, quan introduïu una fórmula, el fitxer la finestra de suggeriment de fórmula us interessa , bloquejant la visualització d'altres cel·les que vulgueu veure al full de treball. Quan això passi, recordeu que podeu moure la finestra de suggeriments del vostre camí. Només cal que passeu el ratolí per sobre de la vora de la finestra fins que vegeu el canvi del cursor i, a continuació, feu clic i arrossegueu-lo a una nova ubicació. A continuació, podeu continuar introduint o editant la fórmula. Depenent de l'estructura del full de càlcul, una altra manera de gestionar aquest problema és editar la fórmula a la barra de fórmules en lloc de directament a la cel·la.
11. Commuteu la visualització de totes les fórmules alhora
Sempre que editeu una cel·la que conté una fórmula, Excel mostra automàticament la fórmula en lloc del resultat. Però, de vegades, és possible veure totes les fórmules d’un full de treball alhora. Per fer-ho, només cal que utilitzeu la drecera de teclat per mostrar fórmules: Control + ~ (això és un títol). Amb aquesta drecera, podeu canviar ràpidament la visualització de totes les fórmules en un full de treball o desactivar-les. Aquesta és una bona manera de veure totes les fórmules alhora i de comprovar-ne la coherència.
12. Seleccioneu totes les fórmules d’un full de treball alhora
Una altra manera de veure totes les fórmules d’un full de treball és seleccionar-les. Podeu fer-ho mitjançant les funcions més potents (i ocultes) d'Excel: és Anar a> Especial (Ctrl + G). Amb aquesta ordre, podeu seleccionar tot tipus de coses interessants a Excel, incloses les cel·les en blanc, les cel·les que contenen números, les cel·les en blanc i molt més. Una de les opcions són les cel·les que contenen fórmules. Per seleccionar totes les cel·les que contenen fórmules en un full de càlcul, només cal que escriviu Ctrl + G per obrir el quadre de diàleg Vés a, feu clic al botó Especial i seleccioneu Fórmules. En fer clic a D'acord, se seleccionaran totes les cel·les que continguin fórmules.
Si voleu seleccionar només un subconjunt de fórmules en un full de càlcul, feu primer una selecció i, a continuació, utilitzeu la mateixa ordre.
13. Utilitzeu pasta especial per convertir fórmules a valors estàtics
Un problema comú a Excel és la necessitat d’aturar el canvi dels valors calculats. Per exemple, potser voleu simplificar un full de càlcul eliminant les columnes 'auxiliars' que heu utilitzat per generar determinats valors. Però si suprimiu aquestes columnes amb fórmules que encara hi fan referència, obtindreu una gran quantitat d'errors #REF. La solució és convertir primer les fórmules en valors i, a continuació, suprimir les columnes addicionals. La forma més senzilla de fer-ho és fer servir Enganxa especial. Primer, seleccioneu les fórmules que vulgueu convertir i Copieu al porta-retalls. A continuació, amb les fórmules encara seleccionades, obriu el diàleg Enganxa especial (Win: Ctrl + Alt + V, Mac: Ctrl + Cmd + V) i utilitzeu l'opció Valors. Això substituirà totes les fórmules que heu seleccionat pels valors que havien calculat.
14. Utilitzeu Enganxa especial per ajustar els valors al seu lloc
Un altre problema comú a Excel és la necessitat de canviar molts valors al seu lloc. Per exemple, potser teniu una llista de 500 preus de productes i haureu d'augmentar tots els preus un 5%. O potser teniu una llista de 100 dates que cal traslladar al futur una setmana? En aquests casos, podeu afegir una columna 'auxiliar' a la taula, realitzar el càlcul necessari, convertir els resultats en valors i copiar-los a la columna original. Però si només necessiteu un càlcul senzill, Enganxa especial és molt més senzill i ràpid, ja que podeu canviar el valor directament sense fórmules addicionals.
Per exemple, per convertir un conjunt de dates al lloc a una setmana després, feu això: afegiu el número 7 a qualsevol cel·la del full de càlcul i, a continuació, copieu-lo al porta-retalls. A continuació, seleccioneu totes les dates que vulgueu canviar. A continuació, utilitzeu Enganxa especial> Operacions> Afegeix. Quan feu clic a D'acord, Excel afegirà el número 7 a les dates que hàgiu seleccionat, avançant-les en el temps durant 7 dies, sense necessitat de crear columnes auxiliars.
Per augmentar un conjunt de preus un 10%, utilitzeu el mateix enfocament. Introduïu 1.10 en una cel·la i copieu-lo al porta-retalls. A continuació, seleccioneu els preus que vulgueu canviar i utilitzeu Enganxa especial> Operacions> Multiplicar per convertir tots els preus al lloc. Un cop obtingueu aquest consell, hi trobareu molts usos intel·ligents.
Nota: això només funciona amb valors. No ho proveu amb fórmules!
15. Utilitzeu intervals amb nom per fer que les fórmules siguin més llegibles
Un dels consells professionals més antics del llibre és utilitzar-lo intervals amb nom a les vostres fórmules per fer-les més llegibles. Per exemple, suposem que teniu un full de treball senzill que mostra les hores treballades per a un equip petit. Per a cada persona, voleu multiplicar les hores treballades per una única tarifa horària. Suposant que la taxa horària es troba a la cel·la A1, les vostres fórmules poden tenir aquest aspecte:
= B3 * $ A $ 1
= B4 * $ A $ 1
= B5 * $ A $ 1
Però si anomeneu la cel·la A1 'taxa_horària', les vostres fórmules seran així:
= B3 * taxa_horària
= B4 * taxa_horària
= B5 * taxa_horària
El fet d’anomenar els intervals d’aquesta manera fa que les fórmules siguin molt més llegibles i estalvieu la introducció de molts signes de dòlar ($) per crear referències absolutes.
Posar noms als intervals és fàcil. Només cal que seleccioneu l’interval / cel·la (s) que vulgueu anomenar i, a continuació, escriviu un nom a la casella de noms i premeu Retorn. Ara que heu anomenat un interval, Excel l’utilitzarà sempre que assenyalareu i feu clic a l’interval mentre construïu una fórmula; quan feu clic a un interval amb nom, veureu que el seu nom s’insereix automàticament a la fórmula. Com a bonificació, també podeu navegar fàcilment fins a l’interval indicat sempre que vulgueu. Només heu de seleccionar el nom al menú desplegable que apareix al costat del quadre de nom.
16. Apliqueu noms a les fórmules existents automàticament
Què passa quan ja heu creat fórmules i després creeu un rang anomenat vols utilitzar-los? Res, en realitat. Excel no farà cap canvi a les fórmules existents ni oferirà l'aplicació automàtica dels noms d'interval nous. Tot i això, hi ha una manera d’aplicar noms d’interval a les fórmules existents. Només cal que seleccioneu les fórmules a les quals vulgueu aplicar noms i, a continuació, utilitzeu la funció Aplica noms.
Un cop oberta la finestra Aplicar noms, seleccioneu els noms que vulgueu aplicar i feu clic a D'acord. Excel substituirà les referències corresponents pels noms que heu seleccionat.
com fer un partit a Excel
17. Deseu una fórmula que no s'hagi fet
Si esteu treballant amb una fórmula més complexa, hi ha moltes possibilitats que la fórmula funcioni correctament trigarà una estona. Però és possible que tingueu poc temps i hàgiu de tornar a la fórmula més endavant per fer-la funcionar com vulgueu. Malauradament, Excel no us permetrà introduir una fórmula trencada. Si ho intenteu, Excel es queixarà fort que la fórmula té errors i no us permetrà continuar fins que no hàgiu resolt tots els problemes.
No obstant això, hi ha una solució fàcil: només cal convertir temporalment la fórmula en text. Per fer-ho, podeu afegir un únic apòstrof a l'inici de la fórmula (abans del =) o simplement eliminar el signe d'igualtat. En ambdós casos, Excel deixarà d’intentar avaluar la fórmula i us permetrà introduir-la tal qual. Més endavant, podeu tornar a la fórmula i reprendre la feina.
18. Tingueu en compte les funcions que ofereix Excel
Existeixen funcions per resoldre problemes específics. Podeu pensar en una funció com una fórmula predefinida amb un nom, un propòsit i un valor de retorn específics. Per exemple, la funció PROPER només té un propòsit: majúscula de paraules. Doneu-li un text com ara 'New York CiTY' i us retornarà 'New York City'. Les funcions són molt útils quan resolen un problema que teniu, de manera que té sentit familiaritzar-vos amb les funcions disponibles a Excel.
Vegeu: Guia de funcions d'Excel i 500 exemples de fórmules Excel per obtenir una llista de funcions i fórmules d'ús comú que les utilitzen.
Nota: La terminologia que s’utilitza per parlar de funcions i fórmules sovint confon les persones. Una manera fàcil de pensar-hi és aquesta: tot el que comença amb un signe igual a Excel és una fórmula. Segons aquesta definició, totes les funcions també són fórmules i les fórmules poden contenir diverses funcions.
19. Utilitzeu F4 per canviar les referències absolutes i relatives
La clau per construir fórmules que puguin copiar-se elegantment a ubicacions noves i seguir funcionant correctament és utilitzar la combinació adequada de referències absolutes i relatives. La raó per la qual és tan important és que us permet reutilitzar fórmules existents en lloc de crear-ne de noves, i reutilitzar la mateixa fórmula redueix dràsticament la possibilitat d’errors en un llibre de treball limitant el nombre de fórmules que cal revisar.
Tanmateix, convertir referències d'anada i tornada entre referències relatives i absolutes pot ser una molèstia: escriure tots aquests signes de dòlar ($) és tediós i propens a errors. Per sort, hi ha una drecera genial que us permet canviar ràpidament les 4 opcions disponibles per a cada referència: (Windows: F4, Mac: Command + T). Simplement poseu el cursor en una referència i utilitzeu la drecera. Cada vegada que l’utilitzeu, Excel girarà a la següent opció en aquest ordre: completament relatiu (A1)> completament absolut ($ A $ 1)> fila absoluta (A $ 1)> columna absoluta ($ A1).
20. Recordeu que les fórmules i les funcions retornen un valor. Sempre.
Quan estàs lluitant amb una fórmula, de vegades és perquè creus que una part de la fórmula retorna un cert valor, però és que torna una altra cosa. Per comprovar què realment retorna una funció o una part d'una fórmula, utilitzeu el consell F9 següent.
Nota: la paraula 'retorn' prové del món de la programació i, de vegades, confon a les persones noves en aquest concepte. En el context de les fórmules d'Excel, s'utilitza així: 'La funció LEN retorna un número' o 'La fórmula de la cel·la A1 retorna un error'. Sempre que sentiu la paraula 'tornar' amb la fórmula, només cal pensar en 'resultat'.
21. Utilitzeu F9 per avaluar parts d’una fórmula
La drecera F9 (fn + F9 en un Mac) pot resoldre parts d’una fórmula en temps real. Aquesta és una eina fantàstica per depurar fórmules més grans, quan heu de verificar que el resultat d'una part concreta de la fórmula és el que espereu. Per utilitzar aquest consell, editeu la fórmula i seleccioneu l'expressió o la funció que vulgueu avaluar (consell: utilitzeu la finestra de consells sobre la funció per seleccionar arguments sencers). Una de les que teniu seleccionada, premeu F9. Veureu aquesta part de la fórmula substituïda pel valor que retorna.
Nota: al Windows podeu desfer F9, però sembla que no funciona en un Mac. Per sortir de la fórmula sense fer canvis, només cal que utilitzeu Esc.
Vídeo: Com comprovar i depurar una fórmula amb F9
22. Utilitzeu l'Avaluador de fórmules per resoldre una fórmula pas a pas
Quan s’utilitza F9 per avaluar una fórmula es torna massa tediós, és hora d’obrir un maquinari més gran: avaluar la fórmula. Avaluar la fórmula resol una fórmula pas a pas. Cada vegada que feu clic al botó Avalua, Excel resoldrà la part subratllada de la fórmula i us mostrarà el resultat. Podeu trobar Avaluar fórmules a la pestanya Fórmules de la cinta, al grup Auditoria de fórmules. Per utilitzar Avaluar fórmula, seleccioneu una fórmula i feu clic al botó de la cinta. Quan s’obri la finestra, veureu la fórmula que es mostra en un quadre de text amb un botó Avalua a continuació. Es subratllarà una part de la fórmula: aquesta és la part que actualment està “en procés d’avaluació”. Quan feu clic a avalua, la part subratllada de la fórmula se substitueix pel valor que retorna. Podeu continuar fent clic a Avaluar fins que la fórmula estigui completament resolta.
Vídeo: Com avaluar fórmules complexes
Nota: la fórmula d'avaluació només està disponible a la versió de Windows d'Excel. La versió per a Mac adopta un enfocament diferent, anomenat Formula Builder, que mostra resultats a mesura que creeu una fórmula. No és la mateixa funcionalitat, però és molt útil i podeu utilitzar-la amb fórmules que ja existeixen.
23. Construïu fórmules complexes en petits passos
Quan hàgiu de construir una fórmula més complexa i no esteu segur de com fer-ho, comenceu per l'enfocament general i alguns valors codificats. A continuació, afegiu més lògica per substituir els valors codificats en un pas a la vegada. Per exemple, suposem que voleu escriure una fórmula que extreu el primer nom d’un nom complet. Sabeu que podríeu utilitzar la funció ESQUERRA per extreure text de l'esquerra, però no esteu segur de com calcular el nombre de caràcters a extreure. Comenceu amb ESQUERRA (full_name, 5) perquè la fórmula funcioni. A continuació, esbrineu com substituir el número 5 per un valor calculat. En aquest cas, podeu determinar el nombre de caràcters a extreure mitjançant la funció FIND per localitzar la posició del primer caràcter espacial.
Vídeo: Com construir una fórmula complexa pas a pas
24. Utilitzeu intervals amb nom com a variables
En molts casos, té sentit utilitzar-lo intervals amb nom com ara variables per fer les vostres fórmules més flexibles i fàcils de treballar. Per exemple, si feu molta concatenació (unir valors de text), és possible que vulgueu crear els vostres propis intervals amb noms per a caràcters de línia nous, caràcters de tabulació, etc. D'aquesta manera, podeu referir-vos directament als intervals amb nom. en lloc d’afegir molta sintaxi complexa a les vostres fórmules. Com a bonificació, si els vostres intervals amb nom contenen valors de text, no cal que feu servir cometes al voltant del text quan els afegiu a una fórmula. Aquesta idea és una mica difícil d’explicar vegeu aquest vídeo per obtenir un exemple detallat .
25. Utilitzeu la concatenació a les etiquetes per deixar clars els supòsits
Quan creeu un full de treball que es basa en certes suposicions, pot ser un repte mostrar clarament les suposicions que feu. Sovint, teniu una àrea determinada al full de càlcul per a les entrades i una altra àrea per a les sortides, i no hi ha espai per mostrar les dues coses alhora. Una manera d’assegurar-se que els supòsits clau siguin clars és incrustar-los directament a les etiquetes que apareixen al full de càlcul mitjançant la concatenació, normalment amb la funció TEXT.
Per exemple, normalment, és possible que tingueu una etiqueta que digui 'Cost del cafè' seguit d'un cost calculat. Amb la concatenació, podeu fer que l'etiqueta digui 'Cost del cafè (2,00 $ / tassa): cosa que deixa clar que heu assumit un cost de 2,00 $ / tassa.
Vídeo: aclareu els supòsits amb la concatenació
26. Afegiu salts de línia als IF imbricats per facilitar la lectura
Quan creeu una fórmula IF imbricada, fer un seguiment dels arguments veritables i falsos en una tempesta de parèntesis pot resultar molt confús. A mesura que es disputa el parèntesi, és fàcil equivocar-se en la lògica. No obstant això, hi ha una manera senzilla de fer una fórmula amb múltiples sentències IF molt més fàcil de llegir: només cal afegir salts de línia a la fórmula després de cada argument TRUE. Això farà que la fórmula es llegeixi més com una taula.
Vídeo: Com es facilita la lectura dels IF imbricats
27. Introduïu funcions amb Complement automàtic
Quan introduïu una funció, Excel intentarà endevinar el nom de la funció que desitgeu i us presentarà una llista de Complement automàtic per seleccionar-la. La pregunta és: com accepteu una de les opcions mostrades i, tot i així, continueu en mode d’edició? El truc és utilitzar la tecla de tabulació. Quan premeu tabulador, Excel afegeix la funció completa i deixa el cursor actiu entre parèntesis perquè pugueu omplir els arguments segons calgui. En un Mac, primer heu d’utilitzar la tecla de fletxa avall per seleccionar la funció que voleu afegir i, a continuació, premeu Tabulador per inserir la funció.
28. Utilitzeu AutoSum per introduir fórmules SUM
No sempre teniu l'oportunitat d'utilitzar aquesta suma automàtica, però quan ho feu és satisfactori. AutoSum funciona tant per a files com per a columnes. Simplement seleccioneu una cel·la buida a la dreta o a sota de les cel·les que vulgueu sumar i escriviu Alt + = (Mac: Ordre + Maj + T). Excel endevinarà l'abast que intenteu sumar i inseriu la funció SUM en un sol pas. Si voleu ser més específics, de manera que Excel no ho endevini, primer seleccioneu l’interval que voleu sumar, inclosa la cel·la on voleu que sigui la funció SUMA.
AutoSum fins i tot inserirà diverses funcions SUM alhora. Per resumir diverses columnes, seleccioneu un interval de cel·les buides a sota de les columnes. Per resumir diverses files, seleccioneu un interval de cel·les buides en una columna a la dreta de les files.
Finalment, podeu fer servir la suma automàtica per afegir els totals de files i columnes alhora per a tota una taula. Només heu de seleccionar una taula completa de números, incloses les cel·les buides a sota de la taula i a la dreta de la taula, i utilitzar la drecera. Excel afegirà les funcions SUM adequades a les cel·les buides, donant-vos el total de columnes, els totals de files i un total general en un sol pas.
29. Introduïu la mateixa fórmula en diverses cel·les alhora
Sovint, haureu d’introduir la mateixa fórmula en un grup de cel·les. Podeu fer-ho en un sol pas amb la drecera Control + Retorn del teclat. Simplement seleccioneu totes les cel·les al mateix temps i, a continuació, introduïu la fórmula normalment com ho faria per a la primera cel·la. Després, quan hàgiu acabat, en lloc de prémer Retorn, premeu Control + Retorn. Excel afegirà la mateixa fórmula a totes les cel·les de la selecció, ajustant les referències segons calgui. Quan utilitzeu aquest enfocament, no haureu de copiar i enganxar, omplir ni utilitzar el mànec de farciment. Ja heu acabat en un sol pas.
També podeu utilitzar aquesta mateixa tècnica per editar diverses fórmules alhora. Simplement seleccioneu totes les fórmules alhora, feu el canvi que necessiteu i premeu Control + Retorn.
Autor Dave Bruns
